国際会議運営・チェックリスト

準備第4段階

行事日程の確定

  • 行事日程の確定
  • 登録受付
  • 開会式
  • 閉会式
  • 基調講演
  • 招待講演
  • シンポジウム
  • パネルディスカッション
  • ポスター・セッション
  • コーヒーブレーク
  • パーティー
  • レセプション
  • 同伴者プログラム
  • 見学旅行
  • ポスト/プレ・コングレス・ツアー
  • 展示会
  • 総合司会、各セッションの司会進行役決定

製作物の発注

  • 製作物の発注
  • 掲示・表示類
  • 会場内
  • 登録所用表示
  • 会場見取り図と部屋図
  • 各部屋の表示
  • 会議名称の大看板
  • メッセージボード
  • めくり台
  • ネームプレート
  • 会場外部
  • 正面玄関の会議名称の大看板
  • 駅の歓迎看板
  • 路上の誘導看板
  • プラカード
  • ネームカード
  • バッジ・腕章
  • コングレスバッグ
  • 各種チケット類
  • 参加者用ステッカー、タッグ
  • 記念品
  • 会議用機材の準備
  • スライドプロジェクター
  • OHP(オーバーヘッドプロジェクター)
  • 映写機
  • テープレコーダー
  • VTR
  • 液晶プロジェクター
  • レーザーポインター
  • 黒板
  • モニターTV
  • 卓上ライト
  • 会議資料の準備・作成
  • プログラム
  • 参加者名簿
  • アブストラクト
  • 会場レイアウト図
  • 時間割表
  • 関連行事の説明資料
  • レセプション等の招待状
  • 関係先電話番号表
  • 展示案内書
  • 全般的注意事項
  • 案内資料、観光案内資料
  • その他の備品など
  • 会議用専用旗
  • 参加国の国旗
  • 録音機材
  • ストップウォッチ
  • 水差し
  • 灰皿
  • 会議運営組織作り

必要な業務のリスト

  • 登録受付
  • 総合案内(インフォメーション)
  • 事務局
  • クローク
  • 接遇
  • スライド受付
  • 会場担当
  • 機材担当
  • 展示会場警備
  • 関連行事受付
  • 広報・報道対応
  • 旅行案内(総合案内が兼ねることもある)
  • 輸送、配車
  • 資料配布
  • 会議資料類の発送
  • 旅行添乗・案内
  • 要員の確保
  • 関連業界・団体への人員応援の依頼
  • アルバイトの募集・ボランティアの依頼
  • 人材派遣会社へ依頼
  • 運営マニュアルの作製
  • 会議の概要
  • プログラム
  • 会場使用計画
  • 会場平面図
  • 日別スケジュール
  • 業務分担人員配置計画
  • 業務別マニュアル
  • 会場設営図
  • 連絡先リスト
  • 緊急対応マニュアルの作成
  • 進行シナリオとセリフの作成
  • セレモニーの準備
  • 式次第
  • 招待者リスト
  • VIPの接遇体制
  • セキュリティーの確保
  • リハーサル
  • 余興の手配
  • 挨拶の依頼
  • 音楽の手配
  • 装飾の手配
  • 座席指定
  • プロトコール確認
  • 保険の手配
  • 報道発表

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