HOME > 国際会議運営・チェックリスト > 準備第1段階
組織作りと予算計画
- 組織委員会の設置
- 事務局の設置
- 各種小委員会の設置
- 総務小委員会
- プログラム小委員会
- 募金小委員会
- 財務小委員会
- 会場小委員会
- 行事・接遇小委員会
- 宿泊小委員会
- 旅行小委員会
- 登録小委員会
- 広報小委員会
- 会議小委員会
- 展示小委員会
- 指定旅行会社の選定
- 会議説明資料の作成
- 組織委員会規約及び会計規約の作成
予算案の作成の前に
- 会議規模の把握
会議規模を把握するチェックポイント
- 前回、前々回会議の参加者実績
- 外国人及び日本人の参加比率
- 会議の周期、話題性
- 会議を主催する団体・関連団体に所属する会員数
- 会議場の選定
会議場選定のチェックポイント
- 必要な部屋の種類と数が十分か
- 会議場の音響効果が良いか
- 空調設備がしっかりしているか
- シートの座り心地が良いか
- 映像設備が整っているか
- 同時通訳ブースがあるか
- 開会式・基調講演会場に使う部屋の雰囲気は重厚か
- 分科会場・討論会場は明るく活発な印象の部屋か
- 研究発表・討論会場の天井の高さが十分あるか
- マイク、OHPやスライド用機器があるか
- 会議室周囲に個人的な談話の可能なスペース・椅子があるか
- 玄関入り口に設置される受付用のゆったりしたスペースがあるか
- 会議場への入場者のスムースな流れを誘導する設計か
- 会議場内の改修工事の予定はないか(改修工事期間は避ける)
- 身体障害者に対するソフト・ハード両面の配慮がされているか
- 会場費が適切か
- 併設展示会場があるか、または近くにあるか
- 使用規程に厳しい条件はないか
- アクセスが良いか
- 宿泊ホテルの選定
宿泊ホテル選定のチェックポイント
- 会場から近い距離にあるか
- 周辺環境はどうか
- 各種グレードの客室の用意ができるか
- 料飲サービスの水準が高いか(含む衛生面)
- 外国語を話せるスタッフが十分いるか
- シャトルバス・観光バスが停めやすいか
- 宿泊客へのサービス対応はどうか
- 連絡用案内ボードの設置ができるか
- 緊急時の対策が徹底されているか(火災、事故、急病の際の対策等)
財源確認チェックポイント
- 登録料が十分見込める
- 主催団体の自己資金が十分ある
- 補助金・助成金が見込める
- 販売収入が見込める
- 展示小間料金が見込める
- 広告収入が見込める
- 寄附金が十分見込める
- 公の機関の補助金が見込める
- その他収入が見込める
- 登録料と登録期限の設定
- 報道発表