国際会議運営・チェックリスト

準備第1段階

組織作りと予算計画

  • 組織委員会の設置
  • 事務局の設置
  • 各種小委員会の設置
  • 総務小委員会
  • プログラム小委員会
  • 募金小委員会
  • 財務小委員会
  • 会場小委員会
  • 行事・接遇小委員会
  • 宿泊小委員会
  • 旅行小委員会
  • 登録小委員会
  • 広報小委員会
  • 会議小委員会
  • 展示小委員会
  • 指定旅行会社の選定
  • 会議説明資料の作成
  • 組織委員会規約及び会計規約の作成

予算案の作成の前に

  • 会議規模の把握

会議規模を把握するチェックポイント

  • 前回、前々回会議の参加者実績
  • 外国人及び日本人の参加比率
  • 会議の周期、話題性
  • 会議を主催する団体・関連団体に所属する会員数
  • 会議場の選定

会議場選定のチェックポイント

  • 必要な部屋の種類と数が十分か
  • 会議場の音響効果が良いか
  • 空調設備がしっかりしているか
  • シートの座り心地が良いか
  • 映像設備が整っているか
  • 同時通訳ブースがあるか
  • 開会式・基調講演会場に使う部屋の雰囲気は重厚か
  • 分科会場・討論会場は明るく活発な印象の部屋か
  • 研究発表・討論会場の天井の高さが十分あるか
  • マイク、OHPやスライド用機器があるか
  • 会議室周囲に個人的な談話の可能なスペース・椅子があるか
  • 玄関入り口に設置される受付用のゆったりしたスペースがあるか
  • 会議場への入場者のスムースな流れを誘導する設計か
  • 会議場内の改修工事の予定はないか(改修工事期間は避ける)
  • 身体障害者に対するソフト・ハード両面の配慮がされているか
  • 会場費が適切か
  • 併設展示会場があるか、または近くにあるか
  • 使用規程に厳しい条件はないか
  • アクセスが良いか
  • 宿泊ホテルの選定

宿泊ホテル選定のチェックポイント

  • 会場から近い距離にあるか
  • 周辺環境はどうか
  • 各種グレードの客室の用意ができるか
  • 料飲サービスの水準が高いか(含む衛生面)
  • 外国語を話せるスタッフが十分いるか
  • シャトルバス・観光バスが停めやすいか
  • 宿泊客へのサービス対応はどうか
  • 連絡用案内ボードの設置ができるか
  • 緊急時の対策が徹底されているか(火災、事故、急病の際の対策等)

財源確認チェックポイント

  • 登録料が十分見込める
  • 主催団体の自己資金が十分ある
  • 補助金・助成金が見込める
  • 販売収入が見込める
  • 展示小間料金が見込める
  • 広告収入が見込める
  • 寄附金が十分見込める
  • 公の機関の補助金が見込める
  • その他収入が見込める
  • 登録料と登録期限の設定
  • 報道発表

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